Informace podle článků 13 a 14 GDPR
Zásady ochrany osobních údajů
Verze 1.0 · účinná od 3. října 2026
V těchto zásadách vysvětlujeme, jak společnost LEGIA, spol. s r.o. zpracovává osobní údaje uživatelů zákaznického portálu, zákazníků a dalších osob, jejichž údaje se mohou objevit v objednávkách nebo tiskových datech.
1. Správce a kontaktní údaje
Správcem osobních údajů souvisejících se zákaznickým účtem a objednávkou je:
LEGIA, spol. s r.o.Poříčí 273/5, Staré Brno, 639 00 Brno
IČO: 44014775 · DIČ: CZ44014775
společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 3150
e-mail: legia@legia.cz · telefon: +420 541 146 789
Společnost nemá jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů. Veškeré dotazy a žádosti můžete zasílat na uvedený e-mail.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
- Identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, e-mail, telefon, doručovací a fakturační adresa, případně firma, IČO a DIČ.
- Údaje o účtu: přihlašovací identifikátor, bezpečně uložený otisk hesla, údaje o ověření e-mailu a telefonu, čas registrace a záznam přijatých verzí právních dokumentů.
- Údaje o objednávkách: objednané položky, parametry výroby, množství, ceny, poznámky, náhledy, schválení, historie stavů, reklamace a komunikace.
- Tisková data: nahrané soubory, názvy souborů, jejich technické parametry, kontrolní součty a výsledky technické kontroly.
- Platební a účetní údaje: údaje na faktuře, stav úhrady a identifikátory plateb. Portál nyní neukládá údaje o platebních kartách.
- Technické a bezpečnostní údaje: IP adresa, datum a čas přístupu, typ prohlížeče a zařízení, bezpečnostní protokoly a záznamy o provedených operacích.
Údaje získáváme přímo od vás, z vaší činnosti v portálu a z navazujících výrobních a účetních systémů. U firemních zákazníků můžeme základní registrační údaje ověřit ve veřejných rejstřících.
3. Účely a právní základy zpracování
| Účel | Právní základ | Je poskytnutí povinné? |
|---|---|---|
| Registrace, správa účtu, kalkulace, uzavření a plnění objednávky | Jednání o smlouvě a plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | Ano, bez potřebných údajů nelze účet nebo objednávku zpracovat. |
| Fakturace, účetnictví, daně a plnění zákonných povinností | Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR | Ano, stanoví-li je právní předpis. |
| Zabezpečení portálu, prevence zneužití, ochrana práv a řešení sporů | Oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | Technické údaje vznikají při používání portálu. |
| Ověření e-mailu a případně telefonu, provozní zprávy o účtu a objednávce | Plnění smlouvy a oprávněný zájem na bezpečné komunikaci | Ano, bez požadovaného ověření nelze registraci dokončit. |
| Obchodní sdělení | Souhlas, případně zákonná výjimka pro stávající zákazníky | Ne. Marketingový souhlas není podmínkou registrace ani objednávky. |
Potvrzení registrace, ověřovací kódy, informace o ceně, výrobě, dokončení nebo reklamaci jsou provozní zprávy související s účtem či objednávkou, nikoli marketing.
4. Osobní údaje v tiskových souborech
Nahraný dokument může obsahovat osobní údaje dalších osob. Nahrávejte pouze data, která jste oprávněni použít, a neposílejte zbytečně citlivé údaje. Pokud jako fyzická osoba objednáváte tisk pro sebe, zpracováváme obsah souboru v rozsahu nezbytném ke splnění objednávky.
Pokud soubory předává firma nebo jiná organizace a určuje účel jejich zpracování, může být ve vztahu k údajům uvnitř souborů jejich správcem tato organizace a LEGIA jejich zpracovatelem. V takovém případě musí zákazník zajistit odpovídající právní základ a na vyžádání s námi uzavřít smlouvu o zpracování podle čl. 28 GDPR.
Soubory mohou být automaticky technicky kontrolovány, převáděny a připravovány pro výrobu. Neprovádíme na jejich základě automatizované rozhodování, které by pro fyzickou osobu mělo právní nebo obdobně významné účinky.
5. Příjemci a zpracovatelé
K údajům mají přístup pouze pověření pracovníci a dodavatelé v rozsahu potřebném pro provoz a splnění objednávky. Podle konkrétní objednávky mohou být příjemci zejména:
- poskytovatelé IT správy, e-mailových a komunikačních služeb,
- výrobní systém Pilot, tisková a dokončovací zařízení používaná společností LEGIA,
- Microsoft Azure Communication Services při ověřování telefonu nebo odeslání provozní SMS,
- dopravci a výdejní partneři, pokud požadujete doručení,
- účetní, daňoví a právní poradci a orgány veřejné moci, vyžaduje-li to zákon.
Portál, databáze a produkční soubory jsou primárně provozovány na infrastruktuře společnosti LEGIA v České republice. U cloudových dodavatelů mohou být údaje zpracovány také mimo Evropský hospodářský prostor; v takovém případě vyžadujeme odpovídající záruky, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky.
Osobní údaje neprodáváme.
6. Doba uchování
- Účet: po dobu jeho používání a nejdéle 3 roky po zrušení nebo poslední aktivitě, není-li nutné údaje uchovat déle z jiného důvodu.
- Objednávky, komunikace a schválení: zpravidla 3 roky po dokončení objednávky; déle po dobu probíhající reklamace nebo sporu.
- Produkční soubory: standardně 90 dnů po dokončení objednávky. Pokud si zákazník výslovně přeje jejich uchování pro opakovaný tisk, nejdéle 12 měsíců, nebude-li sjednáno jinak.
- Účetní a daňové doklady: po dobu stanovenou právními předpisy, zpravidla 10 let.
- Bezpečnostní protokoly: nejdéle 12 měsíců, není-li záznam potřebný k řešení bezpečnostní události.
- Záznam souhlasu či přijetí dokumentu: po dobu platnosti účtu nebo smluvního vztahu a následně po dobu potřebnou k prokázání splnění povinností.
Po uplynutí příslušné doby údaje bezpečně odstraníme nebo anonymizujeme.
7. Vaše práva
Za podmínek stanovených GDPR máte právo na přístup k údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku. Souhlas lze kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování.
Žádost pošlete na legia@legia.cz. Před vyřízením můžeme přiměřeným způsobem ověřit vaši totožnost. Odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce.
Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail posta@uoou.gov.cz, uoou.gov.cz.